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Como adequar seu evento à LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) vem para proteger direitos fundamentais como o da liberdade, privacidade e livre informação. Assim como o seu carro ou sua casa, seus dados são bens valiosos para o mercado e só a ideia de ter alguém em posse desses bens sem o seu consentimento é de assustar. A norma vem para proteção das suas informações pessoais e para garantir que você tenha total conhecimento do que é feito dos seus dados e a liberdade para solicitar a interrupção do tratamento a qualquer tempo. Quantas vezes você já atendeu um telefonema de uma empresa que nunca ouviu falar te oferecendo algum serviço ou produto? Já faz algum tempo que esse tipo de abordagem tem se tornado cada vez menor, e podemos notar a mudança social através de pequenos detalhes no nosso dia a dia.
É comum surgirem diversas propagandas de produtos que nos interessa em redes sociais ou sites de busca, mas também tem se tornado comum o preenchimento de checklists, aceites em termos de uso e principalmente autorização de recolhimento de cookies ao acessar um site junto da possibilidade de gestão de preferências. Esses mecanismos informativos e as solicitações por consentimento são meios de dar ao titular dos dados controle do que é feito com suas informações e com quem elas são compartilhadas, garantindo assim a privacidade e a livre informação. Além disso, a lei prevê a possibilidade de que o titular dos dados possa solicitar a exclusão, bloqueio e até mesmo transferência dos seus dados a qualquer momento, um meio de garantir o direito à liberdade através do livre acesso.

A parte mais difícil é entender o que é a lei e para que serve, depois disso adequar-se ao novo cenário fica mais simples.

Dicas:

1. Diminua a quantidade de campos de cadastro
Você pode começar a adequar seu evento pelas inscrições, se você usa um software ou formulário para recolher informações dos participantes comece por priorizar o essencial. Se o seu evento é completamente digital, você não precisa recolher o número do RG ou CPF do seu participante por exemplo, ao contrário de um evento presencial ele não vai precisar usar os documentos para se identificar, a autenticação provavelmente será feita via e-mail. Recolha somente os dados que forem necessários para a participação do evento, inclusive nos eventos presenciais e híbridos, quanto menos dados desnecessários você recolher, melhor para ambas as partes.

2. Peça autorização

Consentimento deve ser o seu carro chefe no compartilhamento de informações, aposte nas autorizações para o recolhimento e compartilhamento dos dados com terceiro. Você com certeza já clicou em uma checkbox com o conteúdo “concordo e autorizo”. Peça permissão ao participante antes de recolher e tratar qualquer dado pessoal.


3. Informe ao participante o que fará com os dados Para os eventos que têm expositores, é comum a dinâmica do contato nos estandes sejam eles presenciais ou virtuais, o importante é obter o consentimento e manter transparência no tratamento dos dados. Deixe claro ao participante quem terá acesso aos dados e por qual motivo. Políticas de privacidade e termos de uso podem ser muito úteis na adequação do seu evento.

Agora que você já sabe que precisa de consentimento, motivação e transparência no tratamento dos seus dados. Será mais tranquilo se adequar na organização do seu evento. Invista nas políticas de privacidade, termos de uso e livre acesso ao participante para que saiba o tipo de tratamento que está sendo feito com os dados recolhidos. Lembre-se, permita a alteração, exclusão e transferência dos dados a qualquer momento que o participante solicitar, é importante garantir essa liberdade ao titular dos dados.