O sucesso de um dos maiores e mais renomados encontros empresariais do Brasil
O mundo empresarial tem esse networking como parte essencial do processo e é por isso que a ExpoGestão se destaca como um dos maiores encontros empresariais do país. A cada edição, uma nova seleção de temas e palestrantes é apresentada, baseada nos cenários atuais, na experiência realizadora de cada um e nas pesquisas sobre desejos e necessidades dos executivos. Com 18 edições presenciais realizadas, somando mais de 270 palestrantes nacionais e internacionais, o evento reúne mais de 7 mil decisores, líderes, executivos e gestores a cada edição.
Com a proibição dos eventos presenciais, a organização da ExpoGestão foi uma das primeiras a se atentar para a necessidade da digitalização do seu evento e colocar um plano de ação com agilidade para que a edição de 2020 fosse realizada. Além disso, viram a necessidade de extrapolar as barreiras do tempo delimitado do evento e disponibilizar o conteúdo para os participantes por um tempo maior, criando uma plataforma OTT para aqueles que adquiriram os ingressos para o evento ao vivo. Dessa forma, a ExpoGestão passou de um evento grandioso para uma comunidade que aumenta a cada dia. De fato, as inscrições continuam crescendo semanalmente, seja para o evento ao vivo, seja para consumir o conteúdo das versões passadas.
Desafios
Digitalização compulsória
Não há para onde escapar. Todos os organizadores de eventos tiveram que se digitalizar ou não poderiam continuar com suas atividades. Mais do que conhecimento técnico, digitalizar um evento que conta com quase 20 edições presenciais pede coragem e um espírito forte. As incertezas são muitas e o resultado não é nada claro. Eventos que passam por essa transição enfrentam 3 principais problemas:
Meu público vai querer assistir o evento online?
Algum patrocinador vai estar interessado em investir no evento digital?
Minha equipe está qualificada para realizar um evento online?
Evento novo, público novo?
Vamos por partes: comecemos pela preocupação com o público. Da mesma forma que os organizadores não estavam preparados para a digitalização, o público também não estava. Era a hora de pagar para ver se as pessoas iriam se adaptar ao formato digital dos eventos que elas mais gostavam. Como atender as diferentes expectativas que o público tem ao participar de um evento. Como incentivar o networking? De que forma incentivar discussões sobre o conteúdo? Como captar o interesse dessas pessoas para um evento “novo”?
Patrocinadores buscam segurança
Um dos maiores benefícios de se investir em um evento é a previsibilidade do retorno, seja em leads, negócios ou fortalecimento da marca. Mesmo sem uma forma simples de medir o retorno sobre o investimento, os patrocinadores não poupam esforços ou fundos para ter a sua marca estampada nos banners, estandes e telões dos eventos que patrocinam. Mas como vão fazer isso em um evento digital? Onde minha marca vai aparecer? “Tem midiakit pra evento digital?”
Um exército enxuto
Para uma empreitada dessa, a equipe deve estar preparada. Mas até esse ponto, poucos profissionais buscaram um destaque como especialistas em eventos digitais. Como garantir que a equipe responsável pelo evento possa encontrar as melhores soluções para os desafios que estariam por vir?
Solução
Para solucionar os problemas citados, desenvolvemos uma plataforma digital integrada com a Sympla para a transmissão do evento e hospedagem posterior dos conteúdos, e um app personalizado com gamificação para ser usado como rede social exclusiva, focando no networking entre os participantes e na interação com o conteúdo
Todos no mesmo barco
Da mesma forma que os eventos tiveram que se adaptar à nova realidade, o público também teve a mesma tarefa. Os empresários continuam precisando nutrir a sua rede de networking e os eventos se provam como uma das melhores fontes de fazer contatos. Além disso, muitas pessoas aproveitaram um tempo maior em casa para se aperfeiçoar pessoalmente. Tem quem gostaria de desenvolver o seu perfil de liderança, adquirir um novo hobby, seu munir de informação para estar inteirado no que estava acontecendo. Muitos são os motivos que levaram as pessoas a participarem de eventos no formato digital. Uma boa landing page e uma integração bem feita com a nossa plataforma garantiu fácil acesso aos participantes do evento. Além da plataforma, o evento contou com um aplicativo personalizado para garantir o networking dos participantes. Essa integração entre as ferramentas possibilitou à organização criar uma comunidade em torno de seu evento, que vem crescendo a cada dia com pessoas sedentas pelo conteúdo de valor que a ExpoGestão entrega
Os números não mentem
Uma coisa que as equipes de marketing já estavam cientes era do poder dos dados e métricas nas suas campanhas. Diferente de uma ação que contava com a expertise dos vendedores nos estandes para captar e converter os negócios que apareciam nos seus estandes no evento físico, o evento digital permitiu com que a coleta de leads fosse feita de forma automatizada e simplificada. Com tantas possibilidades de exposição das marcas, ficou fácil convencer os patrocinadores a investir em um evento digital.
Seus problemas são meus problemas
A Yazo tem por valor a colaboração, estar junto com o cliente na execução do seu evento é essencial para o seu sucesso. Dessa forma, o organizador não precisa se preocupar em capacitar a sua equipe a tempo para o evento, pois conta com um time de especialistas já capacitados do nosso lado, construindo soluções e apresentando melhores práticas na hora de realizar o evento digital.
Resultados
A tradução perfeita
Com quase 7 mil inscrições, o evento que aconteceu nos dias 27, 28 e 29 de outubro de 2020 foi um sucesso. A tradução perfeita do presencial para o digital foi apenas o começo. A ExpoGestão conseguiu, com sucesso, fazer a transição de um evento ao vivo de 3 dias, para uma plataforma de conteúdo de alto valor agregado que vem reunindo uma comunidade de empresários atraídos pela proposta. Isso permitiu que a organização mantivesse seu público do primeiro evento o mais próximo possível para a divulgação do próximo.
Nunca tão próximo
Os participantes poderiam interagir entre eles pelo chat e eram incentivados a mandar perguntas ao palestrante durante a apresentação para que fossem respondidas ao final. Notamos que a facilidade em submeter as perguntas possibilita às pessoas que são mais tímidas uma participação maior, uma vez que não é necessário uma grande exposição na hora de realizar a pergunta. Num simples clique, o participante podia submeter sua pergunta que cairia na caixa da moderação para que fossem repassadas aos palestrantes.
O evento na palma da sua mão
O app para networking foi usado durante o evento como segunda tela, onde os participantes comentavam em tempo real suas anotações e impressões da palestra que estava acontecendo. Na proposta principal do aplicativo, as conexões reinaram. Foram mais de 17.800 trocas de contatos entre os participantes e o número continua crescendo.